Alaska Highway House, Dawson Creek
L’entente sur le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale Canada–Colombie-Britannique (FIMRCCB) appuie l’engagement du gouvernement du Canada et du gouvernement de la Colombie-Britannique de s’assurer que les collectivités soient viables, compétitives sur le plan économique et soient du même coup d’excellents milieux de vie.
CALENDRIER PRÉVU :
- Juin 2006 : signature de l’entente sur le FIMRCCB.
- 12 octobre 2006 : lancement officiel du programme.
- 31 janvier 2007 : date limite pour effectuer une demande.
- Tous les fonds alloués doivent être versés au plus tard à l’été 2007.
- Tous les projets approuvés doivent être complétés au plus tard le 31 mars 2010.
À PROPOS DE L’ENTENTE :
- Le gouvernement fédéral et la province de la Colombie-Britannique ont alloué 102 millions $ en fonds conjoints disponibles au cours de la prochaine année.
- On s’attend à ce que les contributions des gouvernements locaux, qui constituent jusqu’au tiers de tout le financement, permettent au Fonds sur l’infrastructure municipale rurale d’atteindre plus de 150 millions $.
- On s’attend aussi à ce que débutent au cours des prochains mois des négociations en vue d’une nouvelle entente à long terme qui permettrait aux collectivités de la Colombie-Britannique d’accéder à la portion de la C.-B. des 2,2 milliards $ en nouveaux fonds fédéraux identifiés dans le budget fédéral de 2006 pour les programmes d’infrastructure municipale rurale partout au Canada.
COMMENT FAIRE UNE DEMANDE :
- La date limite pour envoyer une demande est le 31 janvier 2007. Les collectivités qui effectuent une demande disposent d’environ trois mois et demi pour évaluer leurs besoins en fonction des grandes lignes du programme, pour entreprendre les recherches nécessaires et pour soumettre leur dossier.
- Les demandes seront évaluées et les décisions concernant le financement seront prises d’ici l’été 2007.
DISTRIBUTION DES FONDS :
- L’actuel programme du FIMRCCB établit les objectifs suivants en matière de financement:
- Au moins 80 % des fonds doivent être orientés vers les collectivités comptant moins de 250 000 habitants.
- Au moins 60 % des fonds serviront à appuyer des projets « verts » tels que pour l’approvisionnement en eaux, les eaux usées, le transport en commun ou des améliorations énergétiques environnementales.
- Jusqu’à 40 % de ces fonds seront alloués à d’autres projets admissibles, y compris les routes locales, les infrastructures culturelles, récréatives et touristiques et les projets de connectivité.
PRISE DE DÉCISION :
- Un comité de gestion de six membres composé de deux représentants nommés par le gouvernement du Canada, de deux représentants nommés par le gouvernement de la Colombie-Britannique et de deux représentants de l’Union des municipalités de la Colombie-Britannique assurera la gestion du FIMRCCB.
- Les coprésidents du comité de gestion coordonnent et recommandent l’approbation de projets en fonction du degré avec lequel les demandes satisfont aux critères du programme.
- En soumettant les demandes en vue d’un financement, il est important de s’assurer que les dossiers de candidature sont complets, précisent la part de financement assumée par la collectivité qui effectue la demande et incluent les résolutions de soutien et tous les documents exigibles pour évaluer le projet.
- Les projets du FIMRCCB devront faire l’objet du processus d’évaluation environnementale applicable et le financement sera conditionnel à la conformité du projet à toutes les exigences provinciales et fédérales applicables.
FOIRE AUX QUESTIONS :
1. De quelle façon saurons-nous si notre demande de financement du FIMRCCB a été approuvée?
Le Comité de gestion avertira par écrit les demandeurs dont la demande aura été approuvée.
La direction des Communications de Diversification de l'économie de l'Ouest Canada communiquera avec vous pour fixer la date et l’heure de l’annonce de financement.
Le Canada, la Colombie-Britannique et les bénéficiaires travailleront ensemble à la planification des annonces et prépareront le matériel afin de donner une importance égale à chacune des parties.
Le Canada, la Colombie-Britannique et les bénéficiaires diffuseront des communiqués de presse conjoints après l’approbation d’un projet et/ou après avoir atteint une étape marquante. Les communiqués de presse contiendront des déclarations des représentants désignés par chaque ordre de gouvernement.
2. Notre projet a été approuvé – Pouvons-nous commencer aussitôt la construction?
Non. Avant de commencer la construction, vous devez avoir signé une entente de contribution avec la province, qui comprend l’annexe F décrivant les mesures d’atténuation mentionnées dans le rapport de décision de l’évaluation environnementale. Vous pouvez commencer la partie conceptuelle du projet. Cependant, il est conseillé d’inclure les mesures d’atténuation de votre entente de contribution dans votre appel d’offre public portant sur les travaux de votre projet. Cela permettra de renseigner les soumissionnaires sur leurs responsabilités liées aux mesures d’atténuation des risques environnementaux; ces responsabilités pourraient avoir un effet sur le montant de la soumission.
Toutes les contributions accordées sont conditionnelles. L’entente de contribution décrit les modalités régissant la contribution financière accordée au projet en vertu du programme.
3. Quand recevrons-nous l’entente de contribution?
Tous les projets approuvés sont assujettis à un processus fédéral d’évaluation environnementale. Le ministère responsable préparera l’entente de contribution dès que Diversification de l'économie de l'Ouest Canada aura achevé le processus d’évaluation environnementale de votre projet.
4. Est-ce que notre projet requiert une évaluation environnementale fédérale
Oui. Tous les projets financés dans le cadre du FIMRCCB requièrent une évaluation environnementale fédérale en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (LCEE). Le versement de la contribution du gouvernement du Canada dépend des résultats de cette évaluation environnementale fédérale. Tout résultat négatif n’étant pas conforme aux exigences de la LCEE peut compromettre le financement du projet.
Diversification de l'économie de l'Ouest Canada vous indiquera si le projet requiert une évaluation environnementale fédérale ou s’il a été exclu de la LCEE.
Il est à noter que les projets n’ont pas tous un effet important sur l’environnement; certains projets peuvent être soustraits à l’évaluation environnementale. Ces types de projets sont fréquents, relativement petits et peu nuisibles à l’environnement. Ces projets ou activités, comprenant des travaux qui ne nécessitent pas une évaluation environnementale, sont décrits dans le Règlement sur la liste d’exclusion de la LCEE à l’adresse suivante : Règlement sur la liste d’exclusion.
5. Devons-nous envoyer des copies des documents de l’appel d’offre relatif à notre projet du FIMR?
Non. Cependant, vous devez garder ces documents afin de pouvoir les présenter en cas d’inspection. Veuillez vous assurer que tous les documents d’information publique relatifs aux appels d’offre concernant le projet approuvé indiquent clairement et visiblement que le financement provient du FIMRCCB.
6. Notre projet constitue une phase d’un projet plus important? Devons-nous lancer un appel d’offre pour chaque phase du projet?
Ce n’est pas une exigence. Cependant, si le projet financé par le FIMRCCB est une phase d’un projet plus grand, il est nécessaire de porter une attention toute particulière à la façon de lancer des appels d’offre distincts. Pour certains grands projets, il est difficile de répartir les coûts; cette situation peut aboutir à des retards ou au refus du versement d’acomptes.
Si, pour raison d’économies, vous deviez lancer un appel d’offre concernant le projet dans sa totalité, les coûts devraient être clairement exposés afin de permettre l’identification des coûts admissibles qui se rapportent à la partie financée du projet. Avant de commencer le projet, les coûts doivent faire l’objet d’une discussion avec le représentant du ministère responsable et être attestés par des documents afin d’éviter tout malentendu durant le versement et le processus de vérification.
7. Pouvons-nous attribuer directement un ou plusieurs contrats pour la construction du projet?
Tous les contrats doivent être attribués de façon transparente, concurrentielle et conforme aux principes d'optimisation des ressources. Tous les documents relatifs au processus d’appel d’offre doivent être archivés afin de pouvoir être présentés sur demande.
8. Le budget de notre projet du FIMRCCB a augmenté depuis la présentation de notre demande initiale. Pouvons-nous avoir recours à d’autres programmes fédéraux ou provinciaux pour réaliser notre projet du FIMRCCB?
Vous pouvez avoir recours à d’autres programmes fédéraux ou provinciaux, mais le montant total des fonds combinés provenant de sources fédérales ne doit pas dépasser 50 pour 100 du montant total des coûts admissibles du projet et le montant total des fonds combinés provenant de sources provinciales ne doit pas dépasser 50 pour 100 du montant total des coûts admissibles du projet. L’augmentation du budget du projet n’entraînera pas une hausse du montant du financement approuvé dans le cadre du FIMRCCB.
9. Notre projet a entraîné des frais avant qu’il ne soit approuvé dans le cadre du FIMCCB. Est-ce que ces frais sont considérés comme des coûts admissibles? Pouvons-nous réclamer le remboursement de ces frais?
Les frais encourus avant la date d’approbation du projet sont considérés comme des coûts non admissibles et ne sont pas remboursés.
10. Pouvons-nous réaliser le projet en faisant appel à nos employés?
Les salaires et les avantages reliés à l’emploi des employés du bénéficiaire sont considérés comme des coûts non admissibles.
Exemption:
Le coût des employés et de l’équipement du bénéficiaire peuvent être inclus dans les coûts admissibles si les conditions suivantes sont remplies :
- le bénéficiaire doit être une administration locale;
- toutes les demandes concernant ce type d’exemption doivent être présentées sous forme écrite au Comité de gestion aux fins d’approbation;
- toutes les demandes concernant ce type d’exemption doivent être présentées après que les contrats portant sur les biens et services requis pour le projet ont été soumis à l’appel d’offre;
- des « économies » d’au moins 10 % sont réalisées;
- le projet est réalisé dans une collectivité rurale ou isolée.
11. Des modifications ont été apportées à notre projet. Devons-nous informer la province de ces modifications?
Oui. Le promoteur doit à l’avance signaler par écrit au ministère responsable son intention d’apporter des modifications au projet initial. Les modifications peuvent concerner, par exemple, l’emplacement, le coût, le titre ou la date de fin du projet. Ce type de modification requiert éventuellement l’approbation du Comité de gestion.
La modification de la portée ou de l’emplacement du projet peut avoir une incidence sur le rapport de décision de l’évaluation environnementale. Diversification de l'économie de l'Ouest Canada devra déterminer si les modifications proposées ont un effet sur ce rapport. Le cas échéant, le rapport, comme les mesures d'atténuation des risques environnementaux, devra éventuellement être réexaminé.
12. Nous avons décidé de modifier la portée du projet pour des raisons budgétaires. Devons-nous en informer la province?
Oui. Tel que mentionné dans l’annexe de votre entente de contribution, toute modification de la portée du projet doit faire l’objet d’une approbation préalable des coprésidents du Comité de gestion. Diversification de l'économie de l'Ouest Canada devra déterminer si les modifications proposées ont un effet sur le rapport de décision de l’évaluation environnementale.
13. Nous avons décidé de ne pas réaliser le projet ayant fait l’objet d’une demande. Pouvons-nous utiliser les fonds du programme pour un autre projet d’infrastructures dans notre collectivité?
Non – L’approbation a été accordée pour le projet initial. Vous ne pouvez pas utiliser la contribution pour un autre projet. Veuillez présenter votre situation au ministère responsable.
14. Combien de temps avons-nous à notre disposition pour réaliser notre projet? Quelle procédure devons-nous suivre si nous avons besoin de plus de temps?
Conformément à l’entente du FIMRCCB, tous les projets doivent commencer dans les neuf mois suivant la date de l’entente de contribution, et la construction doit être terminée au plus tard le 31 mars 2010. Votre projet ne sera pas considéré comme un projet admissible, c’est-à-dire qu’il ne bénéficiera d’aucun financement, si vous n’êtes pas en mesure de terminer sa réalisation avant le 31 mars 2010.
15. Devons-nous obtenir une approbation pour tenir des activités publiques, telles la cérémonie d'inauguration des travaux et l’inauguration officielle?
Oui. Toutes les activités publiques requièrent une approbation préalable du Comité de gestion. Toute activité publique doit faire l’objet d’un préavis de 14 jours. Les ministres fédéral et provincial ou leurs représentants doivent participer aux activités, qui se tiendront à la date et à l’emplacement convenus par les parties. Si vous avez des questions au sujet des activités de communication, veuillez consulter les Directives sur le protocole des activités de communications.
16. Qui fournira le matériel d’affichage temporaire et permanent ou une plaque?
Affichage temporaire
La province vous fournira le matériel d’affichage temporaire de construction, que vous devrez installer dans un endroit bien en vue du public. Les dimensions de l’affiche temporaire seront les suivantes : 4 pi x 8 pi. L’affiche portera le titre de votre projet dans les deux langues officielles, le mot-symbole « Canada » et les armoiries de la province.
Affichage permanent ou plaque
Vous devrez installer un affichage permanent ou une plaque à l’emplacement de votre projet après sa réalisation. Les frais de fabrication et d’installation de l’affichage permanent ou de la plaque sont considérés comme des coûts admissibles. L’affiche ou la plaque doit être visible de loin et installée dans un endroit bien en vue. L’agencement de l’affiche permanente ou de la plaque devra être approuvé par le ministère provincial responsable de la communication avant la fabrication finale. L’affiche permanente ou la plaque de votre projet terminé doit être rédigée dans les deux langues officielles. Veuillez communiquer avec le ministère responsable pour la traduction en français de votre affiche ou de votre plaque.
17. Devons-nous présenter des rapports d’étape trimestriels?
Oui. Il est nécessaire de présenter des rapports d’étape trimestriels pour tous les projets approuvés. Il s’agit de rapports sommaires destinés à tenir les organismes fédéral et provincial au courant de l’évolution et du délai de fin du projet ainsi que des activités de mise en œuvre du projet entreprises avant la date de présentation des rapports d’étape en question. Un rapport d’étape doit obligatoirement être présenté tous les trimestres, et cela même en l’absence d’une demande de remboursement. Les rapports doivent être présentés entre l’approbation et la fin du projet.
18. Quels documents devrons-nous fournir pour présenter une demande de remboursement? Combien de temps cela prendra-t-il pour recevoir les fonds?
La demande de remboursement doit comprendre un formulaire original de demande de remboursement entièrement rempli et signé par les signataires autorisés, un rapport d’étape signé et un résumé détaillé des dépenses.
Le demandeur peut envoyer une copie de la demande de remboursement par télécopieur ou par courrier électronique; le personnel examinera seulement cette copie. La demande de remboursement ne sera pas examinée tant que le personnel n’aura pas reçu un formulaire de demande de remboursement et un rapport d’étape portant les signatures originales.
Si le dossier de demande de remboursement est complet et si le demandeur rempli les conditions de l’entente de contribution, le traitement de la demande de remboursement devrait prendre entre quatre et six semaines.
Avant de présenter une demande de remboursement, veuillez examiner quelques exemples de coûts admissibles et non admissibles.
19. Quels renseignements devons-nous fournir pour recevoir le remboursement final?
La province satisfera la demande de remboursement final si les conditions suivantes sont remplies :
- Présenter un formulaire de demande de remboursement final montrant les coûts admissibles du projet terminé;
- Confirmer que le projet est entièrement (100 %) terminé et que les dépenses ont été encourues et intégralement réglées;
- Présenter un rapport final, qui comprend des photos du projet terminé et qui décrit les retombées du projet;
- Présenter des photos de l’affiche permanente ou de la plaque qui a été apposée sur le projet ou installée sur l’emplacement du projet (l’agencement de l’affiche permanente ou de la plaque doit préalablement être approuvé par le ministère provincial responsable de la communication);
- Présenter, à Diversification de l'économie de l'Ouest Canada, un rapport satisfaisant sur les mesures d’atténuation des risques environnementaux qui confirme que la mise en œuvre d’activités d’atténuation, de suivi et de contrôle (ne s’applique pas si le projet n’est pas assujetti à la LCEE);
- Présenter un rapport de vérification confirmant le respect des normes techniques, conformément aux critères obligatoires du projet, par exemple :
- le projet respecte les objectifs en matière d’émissions de gaz à effet de serre,
- le projet respecte ou dépasse de 25 % le Code modèle national de l´énergie pour les bâtiments.
20. Une fois notre projet terminé, pendant combien de temps devons-nous conserver les documents financiers ?
Vous devez garder les documents comptables pendant au moins six ans après le règlement final des comptes.